Weshalb ich als IT-Leiter professionelle Mailboxansagen zu schätzen weiss

Ich kann mich noch gut daran erinnern, was in der Stellenbeschreibung für meine Position als IT-Leiter stand: die gesuchte Person solle die „Verantwortung für Planung, Umsetzung und Zielerreichung von IT-Projekten“ übernehmen. Darum wäre ich auch nie auf die Idee gekommen, dass ich mich einmal um Mailboxansagen kümmern müsste. Jedenfalls wollte ich diese Stelle unbedingt haben, denn nach zwei Jahren in der mittleren Ebene einer IT-Abteilung hatte ich das Gefühl, es sei Zeit für den nächsten Schritt.

Ich wurde aus 200 Bewerbern für diese Stelle ausgesucht. Am Schluss stand noch ein Mini-Assessment mit den fünf Favoriten. Die anderen waren fachlich bestimmt auch gut, aber zum Glück für mich, hatten alle außer mir Prüfungsangst, darum war es am Schluss eine klare Entscheidung für mich.

Das erste halbe Jahr war genial: Mir macht es Spaß, Verantwortung zu übernehmen und die Projekte waren auf sehr hohem Niveau. Nach dem fantastischen Einstieg war ich ein wenig verwöhnt, deshalb traf es mich überraschend als ich mich mehr und mehr um Probleme mit unserem Anrufbeantworter kümmern musste. Es fing im Sommer an, als viele Kollegen mit Kindern zur Zeit der Schulferien in den Urlaub fahren wollten.

Es ist kaum zu glauben, dass ein modernes Unternehmen wie unseres, den Mitarbeitern eine so überholte Mailbox zur Verfügung stellt. Der Ton klingt wirklich dumpf und selbst, wenn man überdeutlich spricht, hört sich das Ergebnis an wie genuschelt. Außerdem ist das System so kompliziert zu bedienen, dass meine Kollegen eine eigene Mailboxansage nur mit meiner Hilfe aufnehmen konnten. Dafür musste ich zuerst die Standardansage, die den Anrufer einfach auffordert auf den AB zu sprechen, um zurückgerufen zu werden, deinstallieren. Danach musste ich bei der freien Aufnahme assistieren, damit die Kollegen die genaue Zeit ihrer Abwesenheit und die Vertretung angeben konnten. Dafür brauchte es meistens mehrere Anläufe. Unter anderem wegen dem unmöglichen Klang der alten Mailbox.

Gleichzeitig waren meine Kollegen immer so erleichtert, dass sie sich nicht allein mit dem alten Ungetüm von Mailbox und den Telefonansagen herumschlagen mussten. Da war ich also in einem schönen Dilemma: Ein toller Job, sympathische Kollegen, Vorgesetzte, die mir vertrauten und etwa 50% der Arbeitszeit vollgestopft mit banalem Support bei der Nutzung einer veralteten Mailbox. Ich wollte die stumpfsinnige Arbeit mit den Mailboxansagen auch nicht auf meine Mitarbeiter abwälzen, denn die sollten ja schließlich noch etwas von mir lernen.

Eine neue Mailbox musste her. Den Marketingleiter und ein Mitglied der Geschäftsleitung hatte ich schnell auf meiner Seite. Ich erhielt grünes Licht, ein modernes Mailboxsystem anzuschaffen. Ich recherchierte und hatte bald drei Systeme zur Auswahl. Was mich an Enterprise Voicemail überzeugte, war bereits die Präsentation auf der Homepage. Unter dem Punkt „Tour“ im Menü konnte ich ausprobieren, wie man eine individuelle Telefonansage zusammenstellen konnte. Auch die Hörbeispiele mit den über 100 Profisprechern überzeugten mich. Ich war mir sicher, dass meine Kollegen mit diesem praktischen Mailbox-System ohne meine Hilfe klarkommen würden.

Seit drei Monaten gibt es inzwischen Enterprise Voicemail in unserem Unternehmen. Obwohl ich selbst von der Anschaffung sehr profitiere – endlich kann ich mich wieder um mein Kerngeschäft kümmern – haben mir alle Mitglieder der Geschäftsführung ihre Anerkennung für die Anschaffung des neuen Mailbox-Systems ausgesprochen. Zwei Kunden hatten sich beschwert, dass in einer bestimmten Abteilung, oft niemand zu erreichen sei.

Mit Enterprise Voicemail geht kein einziger Anruf verloren. Es ist so vernünftig und selbsterklärend aufgebaut. Während Abwesenheitszeiten werden unsere Kunden und Geschäftspartner professionell informiert. So können wir jetzt zum Beispiel angeben, dass wir in einer Besprechung sind und uns danach melden. Oder bei einem Urlaub oder einer Geschäftsreise, wer unsere Vertretung ist und unter welcher Nummer sie zu erreichen ist. Gemeinsam mit unserem Marketingleiter habe ich eine Hintergrundmusik ausgesucht, die gut zu unserem Unternehmen passt.

Und nicht zu vergessen: Meinen Kollegen macht es wirklich Spaß, mit der neuen Mailbox zu arbeiten. Als ich neulich eine neue Kollegin fragte, ob ich ihr vor einer Geschäftsreise beim Mailbox Besprechen helfen könne, verdrehte sie nur die Augen. „Wo denkst Du hin?! Doch nicht mit Enterprise Voicemail.“

Oliver Winkelmann, Leiter IT bei einem Anlagen- und Systemtechnikanbieter

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