Bin dann mal im Urlaub und meine Anrufbeantworter-Ansage regelt alles

Die Hälfte meiner Arbeitszeit verbringe ich am Telefon. Ich kann gut reden und mir macht das Spaß. Außerdem kann niemand unsere Produkte so gut erklären. Ich schaffe es, sie so zu beschreiben, dass auch nicht technikaffine Menschen verstehen, was sie so vorteilhaft macht.

In unserer Abteilung, der Öffentlichkeitsarbeit, sind wir nur zu zweit. Für ein Unternehmen unserer Größe ist das schon ganz ordentlich – wir sind insgesamt 400 Mitarbeiter. Aber wir wachsen noch, es gibt uns erst seit 10 Jahren.

Wenn ich im Urlaub oder geschäftlich außer Haus bin, brauche ich einen guten Anrufbeantworter. Das ist neben Telefon und Computer mein wichtigstes Arbeitsgerät. Gut, dass wir ein Mailbox-System haben, mit dem man sehr gut arbeiten kann. Enterprise Voicemail bietet mir für verschiedene Anlässe die beste Möglichkeit, meine Gesprächspartner auf Seiten der Kunden oder der Medien, professionell zu informieren.

Wenn ich nur kurz in einer Besprechung bin, kann ich bei Enterprise Voicemail angeben, bis wann diese dauern wird und dass ich mich anschließend sofort melden werde. Wenn ich für einige Tage nicht im Büro bin, gebe ich meine Vertretung und deren Telefonnummer an. Das ist dann natürlich meine einzige Kollegin. Eine von uns muss stets im Büro `die Stellung halten` und erreichbar sein, hier müssen wir uns natürlich absprechen. Und wenn wir einmal beide für kurze Zeit nicht ansprechbar sind, vertritt uns Enterprise Voicemail ganz vorzüglich. So geht wirklich kein einziger Anruf verloren.

Unsere Abteilung soll für ein gutes Bild unseres Unternehmens und seiner Produkte in der Öffentlichkeit sorgen. Selbstverständlich müssen wir als die PR-Verantwortlichen daher auch selbst ein gutes Bild abgeben, auch mit unseren Anrufbeantworter-Ansagen. Ein weiterer Aspekt an Enterprise Voicemail, der mich dabei unterstützt, sind die vielen Sprecherstimmen: Unter mehr als 100 Profisprechern kann ich auswählen, zur Verfügung stehen Männer- und Frauenstimmen, manche sogar mit Dialekt. Das ist für uns als Technikanbieter jetzt zwar nicht so passend, aber vielleicht für einen Hersteller von Trachtenmoden.

Die Anrufbeantworter-Ansagen auf Enterprise Voicemail klingen immer gleich gut. Wenn ich selbst meinen Anrufbeantworter besprechen müsste, würde man mir z.B. anhören, dass ich gerade in Eile bin, ich würde mich vielleicht verhaspeln und hätte keine Zeit mehr mich zu korrigieren.

Äußerst praktisch an unserem Voicemail-System ist auch, dass ich nicht selbst an alles denken muss, was mein Anrufbeantworter-Text beinhalten muss. Zu jedem Anlass gibt es Bausteine, die mich an wichtige Informationen für meine Gesprächspartner erinnern. Zum Beispiel, dass ich den Zeitpunkt meiner Rückkehr aus dem Urlaub angebe. Oder dass die Rufnummer der Vertretung auf der Anrufbeantworter-Ansage enthalten sein muss.

Als ich vor drei Wochen den letzten Arbeitstag vor meinem Urlaub hatte, war ich wirklich sehr entspannt. Ich hatte die letzten Monate gut gearbeitet und verschiedene Projekte auf Schiene gebracht. Und ich wusste, dass ich mich auf meinen Anrufbeantworter voll und ganz verlassen konnte. Früher hatte ich zusätzlich eine E-Mailaussendung veranlasst, um längere Abwesenheiten zu kommunizieren. Jetzt mailte ich höchstens den Kontakten, mit denen ich täglich zu tun hatte. Den Rest würde meine freundliche Anrufbeantworteransage übernehmen. Ich musste nur die Telefonnummer meiner Kollegin angeben und schon konnte nichts mehr schiefgehen. So durfte ich sogar zwei Stunden vor Büroschluss nach Hause gehen, um noch mein Lieblingssommerkleid zu bügeln und in Ruhe zu packen.

Esther Büschke, Öffentlichkeitsarbeit bei einem Technologieanbieter

Zur Übersicht