1 Jahr in der Niederlassung in Buenos Aires – ohne Enterprise Voicemail

Unsere Niederlassung in Buenos Aires – und wie ich meine neuen Mailboxansagen jetzt schon vermisse

Eine logische Bedienung, eine angenehme Sprecherstimme und viele Möglichkeiten – das ist alles, was ich von einem guten Anrufbeantworter erwarte. Eigentlich nicht zu viel verlangt, sollte man meinen. Und doch hatte ich in den vergangenen drei Jahren zwei Anrufbeantwortersysteme erlebt, mit denen ich einfach nicht sinnvoll arbeiten konnte.

Vor drei Jahren bin ich hier im Vertrieb eingestiegen. Gleich nach dem Studium in so einer renommierten Firma, das ist eine tolle Chance für mich. Ich habe den Job bekommen, weil ich neben meinem BWL-Studium auch noch Kenntnisse in vier Fremdsprachen vorweisen konnte. Das war vielleicht ein Stress, als ich beim Vorstellungsgespräch auf einmal Spanisch sprechen sollte. Doch meine Aufenthalte in Spanien und Mexiko kamen mir zugute und – ich bekam den Job.

Ich habe mir den Einstieg ins Berufsleben nicht so einfach vorgestellt. Alles an meinem neuen Arbeitgeber gefiel mir: die netten Kollegen, die Vorgesetzten, die den Mitarbeitern viele Freiräume ließen, die flachen Hierarchien, die transparente interne Kommunikation und die modernen Büros und Meetingräume. Die technische Ausstattung in allen Räumen war so perfekt, dass Videokonferenzen mit den verschiedenen Standorten des Unternehmens reibungslos abliefen. „Hola! Me llamo Jens. Tengo vuestro nuevo colega.“ Mit den Kollegen in Buenos Aires arbeitete ich bald so perfekt zusammen wie mit den Kollegen hier im Gebäude.

Hauptsächlich jedoch hatte ich mit unseren Kunden zu tun. Und im Kontakt mit ihnen war mein Kommunikationsmedium Nr. 1 das Telefon. Wie man mir immer wieder sagt, kann ich gut kommunizieren, ich bin umsichtig und finde immer eine gute Lösung. Die Kunden schätzten mich und ich war mehr als zufrieden mit meiner Arbeit.

Das einzige, was mich wirklich störte, war unsere Mailboxanlage. Sie war unglaublich kompliziert zu bedienen – mit bescheidenen Ergebnissen. Von der Firmenleitung aus war es den Mitarbeitern nicht erlaubt, die Mailbox selbst zu besprechen. Wir sollten unseren Namen in einen vorgegebenen Sprachblock hineinsprechen und konnten den Kunden so unsere Abwesenheit mitteilen. Mehr aber auch nicht: keine exakten Abwesenheitszeiten, nicht den Namen oder die Kontaktdaten einer Vertretung. „Hallo hier spricht Jens Tommsen und ich schäme mich wirklich für diese schlechte Kommunikation.“ Das sagte ich natürlich nicht, dennoch war ich kurz davor, mich bei unseren Kunden für die Telefonansagen zu entschuldigen und schrieb vor Urlauben und Geschäftsreisen stets E-Mails an meine wichtigsten Kontakte, um ihnen alle Informationen durchzugeben, die nicht auf die Mailbox passten. Aber jedes Mal hatte ich Kunden vergessen, mit deren Anruf ich während meiner Abwesenheit nicht gerechnet hatte.

Monatelang versuchte ich, unsere Marketing-Leiterin davon zu überzeugen, dass wir dringend ein neues Mailbox-System brauchten, bis wir vor anderthalb Jahren eines bekamen. Ich will es kurz machen: Es war ebenso kompliziert zu bedienen wie unser altes und die Hersteller hatten wohl bei den Sprechern gespart. Die Ansagen hörten sich nicht professionell an. Nachdem ich die Hoffnung auf gute Mailboxansagen bereits aufgeben hatte, kam unsere Marketing-Leiterin vor drei Monaten auf mich zu und erklärte lächelnd: „Wir haben ein neues Mailbox-System angeschafft. Sie hatten recht: Mit dem aktuellen kann man keine perfekte Kommunikation mit den Kunden gewährleisten. Aber warten Sie ab, das neue, Enterprise Voicemail, wird auch Sie begeistern.“

Was soll ich sagen – das tat es. Was mir besonders wichtig ist: Ich habe eine riesige Auswahl an freundlichen, aber geschäftsmäßig klingenden Stimmen. Das macht gleich einen hochprofessionellen Eindruck. Man kann unter verschiedenen Anlässen den richtigen für die aktuelle Situation auswählen: Geschäftsreise, Urlaub, kurze Abwesenheit. Alles ist so aufgebaut, dass man nichts Wichtiges vergisst, wie zum Beispiel die Telefonnummer der Vertretung. Das Mailbox-System ist webbasiert und sehr einfach zu bedienen. Das ist ein wichtiger Punkt. Ich persönlich bin zwar sehr technikaffin, aber das trifft ja nicht auf alle meine Kollegen zu.

Es machte wirklich Spaß, mit Enterprise Voicemail zu arbeiten. Ich bin mindestens einmal am Tag in einem Meeting, also brauche ich die Mailboxansagen ständig. Ich will schließlich keine wichtigen Anrufe verpassen oder meinen Kunden das Gefühl vermitteln, dass ich nicht für sie da bin.

Als ich gerade rundum mit meiner Arbeitssituation zufrieden war, kam mein Abteilungsleiter in mein Zimmer und meinte mit einem Augenzwinkern: „Es ist soweit. Ich habe das Jahr in der Zweigstelle Buenos Aires für Sie geregelt. Wir hatten das Gefühl, Sie sind noch nicht völlig ausgelastet und darum wollen wir Ihr Betätigungsfeld erweitern. Wir wollen ja nicht, dass es Ihnen bei uns langweilig wird, denn wir haben noch einiges mit Ihnen vor.“

Wow, darauf hatte ich die ganze Zeit gewartet. Wir hatten bei meiner Einstellung über diese Möglichkeit geredet, doch zuerst sollte ich mich im Mutterunternehmen bewähren. Ich war glücklich. Für mich als Single war jetzt die beste Zeit für ein Jahr in Buenos Aires, meiner absoluten Lieblingsstadt. Es gab nur einen kleinen Wermutstropfen: In Buenos Aires hatten Sie noch kein Enterprise Voicemail. Darum war ich ein wenig wehmütig als ich zum letzten Mal meine Mailbox besprach, um die Kunden von denen ich mich nicht persönlich verabschiedet hatte, über meine Versetzung in die Zweigstelle zu informieren. Und natürlich darüber, wer meine Aufgaben übernimmt.

Mein neues Aufgabengebiet in Buenos Aires ist übrigens noch besser als ich erwartet hatte. Auch wenn ich unsere professionellen Telefonansagen – für die ich mich lange eingesetzt hatte – ein wenig vermisse. Doch wie ich gestern erfahren habe, sollen wir im Tochterunternehmen jetzt auch bald Enterprise Voicemail bekommen. Mich würd's freuen ;-)

Philipp Tommsen, Vertriebsmitarbeiter bei einem Maschinenbau-Unternehmen, zur Zeit in Buenos Aires

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