Unsere neuen Mailboxansagen im Praxis-Check: 8 Kollegen und ein Abend im Biergarten

Ein Biergarten in Süddeutschland um 17.30 Uhr, Ende August. Es sind endlich die von der Wettervorhersage versprochenen heißesten Tage des Jahres, also werde ich mich kurz fassen.

Seit 3 Monaten haben wir eine neue akustische Visitenkarte in Form eines neuen Mailboxsystems, von dem ich sehr angetan bin. Da ich als stellvertretender Marketingleiter die Kaufentscheidung für Enterprise Voicemail mitgetragen habe, war mir klar, dass ich dieses zwanglose Treffen dazu nutzen wollte, um abteilungsübergreifend zu eruieren wie die ersten Erfahrungswerte damit sind. Dann natürlich bietet das neue System nicht nur ein wiedererkennbares Audiologo für unser Unternehmen, sondern auch viele andere Vorteile.

17.31 Uhr: 3 Kollegen nehmen Platz unter einer schattigen Kastanie. Es riecht nach frisch gemähten Gras und nach Grill. Herr Schmidtbauer aus dem Controlling fragt die sympathische Kellnerin, ob er Rabatt bekommt, wenn er gleich zwei Radler bestellt.

Sehr gut. Da sind wir ja schon fast beim Thema.

„Hast du schon mal ausgerechnet, wie schnell sich das neue Mailbox-System amortisiert, wenn jeder zweite von uns damit im Monat eine halbe Stunde Zeitersparnis einfährt?“ So oder so ähnlich muss man Herrn Schmidtbauer ansprechen, um ihn aus der Reserve zu locken. Er hebt eine Augenbraue und meint lakonisch: „Ich kann Dir die Auswertung morgen früh auf den Tisch legen. Wieviel Minuten Ärger ich mir am Tag spare, seit ich mich nicht mehr über den alten Anrufbeantworter ärgere, kann ich Dir jetzt schon sagen: Es sind exakt 23,5 Minuten pro Werktag.

17.40 Uhr Anne aus der Abteilung F+E trudelt ein und gibt ihm spontan recht: „Immer wenn man mal früher weg musste, zum Beispiel zum Kinderarzt, hat die alte Mailbox genervt.“ Anne hat zwei reizende Kinder und eine sehr anspruchsvolle Arbeit. Sie hasst nichts mehr als Zeitverschwendung, etwa durch Mailbox besprechen, und ineffiziente Technik.

Als um 17.50 Uhr mein Lieblingskollege Bernd aus dem zentralen Marketing bei uns eintrifft, erläutere ich den Kollegen gerade unser gemeinsames Lieblingsthema: One face to the customer.

Für alle, die Marketing nicht für das aufregendste Thema halten: Unser Ziel ist es, dass jeder Kunde einen Ansprechpartner in unserem Unternehmen hat, zu dem er ohne lange Wartezeit durchdringt, ohne sich also immer wieder durchtelefonieren zu müssen. Sprich: Herr Müller von der Firma xy hat genau eine Telefonnummer, nämlich die von Herrn Schmidt in unserem Unternehmen. Wenn Herr Müller ein Anliegen hat, ruft er bei Herrn Schmidt an, bekommt gleich die Antwort oder einen Rückruf oder – nur bei Abwesenheit – die Vertretung genannt.

Jetzt ist Bernd ganz in seinem Element: „Dafür ist es aber auch wichtig, dass alle im Unternehmen mit einer Stimme sprechen – und eben auch unsere Telefonansagen jetzt standardisiert sind, auch wenn sie sich – dank der fantastischen Sprecher – natürlich und sympathisch anhören. Dieser einheitliche akustische Auftritt ist unser neues Audiologo. Es beeinflusst das Bild, das unsere Anrufer von unserer Firma bekommen.“

18.15 Uhr „Ja, vielen Dank Herr Dozent.“ Lautstark gesellen sich zwei unserer Ingenieure, ich nenne Sie Einstein und Edison, zu uns und finden ein interessantes Bild für die neue Qualität unserer Telefonkommunikation dank Enterprise Voicemail. „Das ist in etwa so, als ob bei einer Maschine immer nur das grüne Licht für laufenden Betrieb leuchtet anstatt des roten Lämpchens für leider außer Betrieb.“

Ich denke, sie wollen auf diese Weise erläutern, dass wir jetzt, wenn auch manchmal mittelbar, immer für unsere Kunden erreichbar sind und kein einziger Anruf verloren geht.

Auch Frau Steinmüller, unsere Vorstandssekretärin, die sich als letzte zu uns setzt, hat etwas Interessantes über Enterprise Voicemail zu sagen: „Früher, als wir noch den alten Anrufbeantworter hatten, kam es öfter vor, dass die Kunden überhaupt nicht darauf gesprochen haben. Jetzt mit diesen kompetent und verbindlich klingenden Telefonansagen kommt das gar nicht mehr vor.“

18.30 Uhr: Es zeigt sich mal wieder, dass man in einer ungezwungenen Runde schnell ein gutes Gesamtbild erhält und ich bin sehr zufrieden, dass die Kollegen Enterprise Voicemail konsequent nutzen, weil der Bedienkomfort optimal ist und die Bedienung einfach Spaß macht. Und sogar unsere Kunden waren indirekt bei dieser lockeren Abstimmung mit dabei.

Ich erhebe mein Glas auf sie alle.

Clemens Oehldorf, Mitarbeiter im Marketing eines mittelständischen Unternehmens

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